НАПРАВЛЕНИЕ: «ОПТИМИЗАЦИЯ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ»
Распределение функций.
Распределение и закрепление функций между подразделениями и сотрудниками компании для качественного выполнения функций с привлечением минимального числа сотрудников. Распределение ответственности и определение границ компетенции сотрудников.
Результаты оптимизации функциональных обязанностей:
— отсутствие неподконтрольных функций;
— минимизация штат сотрудников в компании;
— равномерность распределение нагрузки между сотрудниками;
— наличие ответственных за качество и своевременность выполнение каждой задачи;
— четкое понимание сотрудниками своих обязанностей и области ответственности;
— высвобождение времени (прежде уходившего на решение рутинных проблем) у руководящего состава.
Признаки, указывающие на недостатки в действующем функционале компании:
— регулярные проблемы с исполнительностью, оперативностью, качеством;
— большое число взаимных претензий между подразделениями и сотрудниками;
— несогласованность действий между подразделениями;
— перегруженность отдельных сотрудников или отделов;
— большой расход времени руководителя на решение текущих проблем.
Регламентация деятельности.
Разработка регламентов закрепляющих стратегии эффективного выполнения функциональных обязанностей и порядок взаимодействия между подразделениями.
Результаты регламентации деятельности:
— повышение эффективности работы сотрудников;
— снижение проблем взаимодействия между отделами;
— увеличение скорости принятия решений;
— отсутствие незаменимых сотрудников, устранение зависимости компании от отдельных сотрудников;
— снижение времени обучения новых сотрудников;
— четкое понимание сотрудниками того, что и когда они должны делать для выполнения своих обязанностей.
Признаки, указывающие на недостатки в регламентах компании:
— низкая эффективность работы сотрудников;
— частая смена персонала (текучка кадров);
— зависимость компании от отдельных сотрудников;
— низкая оперативность принятия решений;
— частые взаимные претензии между отделами и сотрудниками.
Планирование и постановка задач.
Оптимизация системы планирования и постановки задач для выполнения поставленных планов и их оперативной корректировки в зависимости от изменяющихся условий.
Результаты оптимизации системы планирования:
— постановка задач наиболее полно соответствующих интересам компании;
— рациональность распределения ресурсов при планировании;
— адекватность планов наличным ресурсам и текущей ситуации;
— своевременность, точность и лаконичность донесения задач до сотрудников.
Признаки, указывающие на недостатки в действующей системе планирования:
— частый дефицит ресурсов (денежных, производственных, временных);
— частые расхождения между запланированными и достигнутыми результатами.
Система контроля эффективности.
Разработка и внедрение системы оперативного контроля за выполнением функциональных обязанностей и плановых задач на уровне подразделений и отдельных специалистов. Разработка критериев эффективности сотрудника на должности, для принятия решения о поощрении, взыскания, повышении квалификации или замене.
Результаты оптимизации системы контроля эффективности:
— наличие критериев, точек контроля и процедур контроля позволяющих быть в курсе состояния текущих дел и прогнозировать развитие ситуации; современно корректировать планы;
— оперативно выявлять проблемные зон и ответвленных лиц;
— оценивать ценность и перспективность сотрудников для компании.
Признаки, указывающие на недостатки в действующей системе эффективности:
— частое (систематическое) возникновение текущих проблем требующих внимания руководителя;
— внезапность возникающие проблем;
— трудности с выявлением лиц ответственных за проблемные ситуации.
Система мотивации.
Разработка и внедрение системы поощрения и взыскания для обеспечения качественного выполнения сотрудниками своих обязанностей (регламента) и стимулирования их к увеличению производительности (перевыполнению плана).
Результаты оптимизации системы мотивации персонала:
— повышение качества работ сотрудников;
— увеличение производительности работы сотрудников;
— заинтересованность сотрудников в своей работе и компании (лояльность);
— повышение активности и инициативности сотрудников.
Признаки, указывающие на недостатки в действующей системе мотивации:
— нарушения штатной дисциплины;
— текучка кадров;
— пассивность сотрудников;
— негативное отношение к изменениям в компании.
ОПТИМИЗАЦИЯ БИЗНЕС ПРОЦЕССОВ
Оптимизация существующих процессов внутри предприятия для повышения эффективности и производительности.
Результаты оптимизации бизнес процессов:
— снижение затрат;
— повышение производительности;
— повышение качества работ;
— снижение числа сотрудников задействованных в процессе;
— оптимизация нагрузки на сотрудников.
Признаки, указывающие на недостатки в действующих бизнес процессах:
— снижение рентабельности;
— снижение производительности;
— падение качества;
— рост штата сотрудников;
— хронический дефицит времени у персонала.
РЕИНЖИНЕРИНГ БИЗНЕС ПРОЦЕССОВ
Перестройка и трансформация существующих процессов и схем деятельности предприятия (или подразделения) с целью снижения затрат, повышению производительности, высвобождения внутренних ресурсов (денежных средств, материальной базы, времени сотрудников и т.д.) или достижения иных целевых задач (охват рынка, смена профиля деятельности и т.д.)
Реинжинеринг — мощный инструмент генерации изменений, используемый для перехода компании на новый уровень эффективности или для выживания компании в условиях жесткой конкуренции или при резких изменениях на рынке